ABSTRAK
Kantor merupakan salah satu bagian terpenting dalam perusahaan karena merupakan tempat dimana berbagai aktivitas perusahaan dilaksanakan. Dalam hal ini lingkungan fisik kantor adalah salah satu hal penting dalam menunjang kegiatan pekerjaan di suatu kantor, karena hal ini akan mempengaruhi penampilan dan produktivitas pegawai. Selain itu, dengan penataan lingkungan fisik kantor juga akan memberikan kesan yang baik bagi suatu perusahaan.
Faktor lingkungan fisik kantor yang paling utama adalah udara. Karena sehari-hari pegawai akan menghirup udara untuk kebutuhan hidupnya. Dalam menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas tesebut, udara yang tertata dengan baik dan nyaman akan mendukung terhadap kelancaran kerja sehingga diharapkan akan dapat mencapai efisiensi kerja pegawai dalam menjalankan tugas-tugas tersebut. Dengan pengendalian udara yang baik, akan meningkatkan kesenangan dan kesehatan pegawai serta akan menambah semangat kerja pegawai. Oleh karena itu, aspek-aspek dalam pengaturan udara harus mendapat perhatian bagi pihak manajemen.
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Sebuah organisasi yang dikelola secara profesional, tentunya akan mempertimbangkan banyak aspek agar setiap aspek dalam organisasi tersebut dapat mencapai kinerja yang optimal. Salah satu aspek yang membuat organisasi dapat mencapai kinerja yang optimal adalah pengaturan faktor lingkungan fisik kantor yang memadai, sehingga fungsi ruang perkantoran sebagai tempat pencatatan, pengolahan, penggandaan, penyimpangan dan pengiriman informasi dapat tercapai. Faktor lingkungan fisik kantor yang paling utama adalah udara. Karena sehari-hari pegawai akan menghirup udara untuk kebutuhan hidupnya.
Dalam menyelenggarakan kegiatan atau aktivitas tesebut, udara yang tertata dengan baik dan nyaman akan mendukung terhadap kelancaran kerja sehingga diharapkan akan dapat mencapai efisiensi kerja pegawai dalam menjalankan tugas-tugas tersebut. Oleh karena itu, aspek-aspek dalam pengaturan udara harus mendapat perhatian bagi pihak manajemen.
Menurut Soetarman yang dikutip oleh The (2000) bahwa beban panas yang berlebih-lebihan akan menurunkan prestasi kerja. Dengan kata lain apabila udara dikendalikan dengan baik maka prestasi kerja pegawai akan meningkat dan efektivitas pun akan tercapai.
BAB II
ISI
2.1 Pengendalian Udara
Salah satu faktor lingkungan kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis pegawai adalah kondisi udara di dalam kantor. Sebagian besar pegawai menghabiskan jam kerjanya di dalam ruangan oleh karena itu perusahaan dituntut untuk dapat mengatur hal ini. Sebagian besar bangunan perkantoran saat ini memiliki udara yang mengandung lebih banyak zat kimia dan biologi daripada di luar ruangan. Hal ini disebabkan karena kurang terencana dan terpeliharanya sistem sirkulasi dalam kantor dan terjadi kontaminasi udara yang dihasilkan dari penuaan gedung dan alat kantor.
Udara adalah salah satu faktor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik (daya tahan) orang bekerja, dan merupakan suatu syarat untuk berkonsentrasi. Udara yang terlalu dingin, panas, pengap, akan mengganggu peredaran darah, yang akhirnya akan mengganggu konsentrasi dan kerja otak manusia. Suhu udara yang cukup sehat untuk bekerja berkisar antara 20-25 derajat celcius (Sedarmayanti:2001).
Adapun beberapa cara mengendalikan udara antara lain:
a. Membuat ventilasi udara sehingga udara bisa masuk dan keluar melalui ventilasi yang berbeda.
b. Menggunakan kipas angin untuk membantu sirkulasi udara ruangan.
c. Memasang alat pendingin ruangan (AC) atau alat pemanas ruangan.
d. Mengatur pakaian kerja yang tepat untuk dipakai oleh karyawan.
Beberapa keuntungan udara yang baik (Moekijat:1995) adalah:
1) Produktivitas yang lebih tinggi
2) Mutu pekerjaan yang lebih tinggi
3) Kesenangan dan kesehatan pegawai yang bertambah
4) Semangat kerja yang lebih tinggi
5) Kesan yang lebih menyenangkan bagi para tamu
Penataan suhu, udara dan ventilasi yang baik dapat mempengaruhi kebutuhan udara segar. Salah satu sumber udara segar adalah tanaman di sekitar lingkungan kerja sebagai oksigen yang dibutuhkan manusia. Oleh karena itu, diperlukan penghijauan di sekitar lokasi kantor.
Jadi, faktor udara juga mempunyai pengaruh yang cukup besar bagi kantor, karena oksigen merupakan kebutuhan utama setiap manusia. Udara dapat dihasilkan dari ventilasi, kipas angin, AC ataupun tanaman untuk membuat ruangan kantor lebih nyaman.
Menurut Sukoco (2007) ada beberapa faktor yang harus diperhatikan untuk meningkatkan kualitas udara, yaitu:
1. Temperatur Udara
Temperatur udara yang digunakan pada ruang kantor adalah ±3-4o celcius, sehingga tubuh pegawai tidak terkejut ketika memasuki ruang kantor. Apabila di luar kantor sedang panas dengan temperature udara 30oC, sebaiknya temperature diatur pada 26oC, dan apabila temperatur di luar sebesar 14oc, sebaiknya temperatur di dalam kantor diatur pada tingkat 18oC. Di masa depan, energi matahari, tidak diragukan lagi akan menjadi sumber pemanas utama dalam bangunan perkantoran di beberapa bagian dunia. Tergantung pada lokasi geografi bangunan, energi matahari mungkin dapat memberikan semua pemanasan yang dibutuhkan. Dua tipe unit pendingin yang tersedia, adalah:
· Central unit yang biasa terdapat pada kebanyakan gedung perkantoran baru.
· Self-contained unit yang biasanya terdapat pada gedung yang tidak didesain untuk mengakomodasi system sentral, karena terlanjur menggunakan dinding permanen sebagai penyekat antar bagian.
2. Tingkat Kelembaban Udara
Tingkat kelembaban udara mempengaruhi temperatur udara. Jika tingkat kelembaban udara sesuai dengan skala yang direkomendasikan, maka temperatur pada perkantoran dapat diturunkan pada musim dingin dan dinaikkan pada musim panas tanpa mengurangi kenyamanannya. System air-conditioning untuk segala musim akan melembabkan udara pada musim dingin, dan sebaliknya akan mengurangi kelembaban udara pada musim panas.
3. Sirkulasi Udara
Udara pada beberapa tempat kerja, terutama yang peralatannya menghasilkan panas, harus disirkulasikan untuk menghasilkan kenyamanan. Tanpa sirkulasi udara, temperatur udara sekitar akan meningkat dan keberadaan off-gas, seperti yang dibahas sebelumnya, akan semakin menetap di tempat yang sama dan mengakibatkan gangguan pernafasan serta gangguan fisik lainnya pada pegawai. Tingkat pergantian udara rata-rata yang cukurp 0,67m3 per menit per orang harus disirkulasikan setiap menitnya untuk tiap karyawan pada area tertentu. Sirkulasi volume udara yang lebih besar akan diperlukan apabila merokok diperbolehkan pada area kerja.
4. Kebersihan Udara
Alat yang didesain untuk membersihkan udara dipasang pada beberapa bangunan perkantoran guna membersihkan udara dari kuman, debu, dan kotoran. Sebagian besar AC yang dipasarkan pada saat ini telah dilengkapi dengan alat tersebut. Cahaya ultraviolet digunakan untuk membunuh kuman, dan filter mekanik digunakan untuk membuang debu serta kotoran lain. Kebersihan udara menjadi pertimbangan yang besar, karena bangunan akan menjadi lebih kedap udara dan pemakaian energi listrik menjadi lebih efisien. Apabila udara yang sama menetap pada ruangan yang sama, hal itu akan menjadikannya tidak bersih dan tidak segar. Komputer juga relatif sensitif terhadap hal tersebut, sehingga udara yang bersih dari debu dan kotoran sangat diperlukan terutama pada ruang pusat pemrosesan data. Perhatian yang signifikan adalah polutan udara seperti rokok/tembakau dan zat beracun, termasuk asbestos, caron monoxide dan beberapa jenis produk pembersih serta perawatan furnitur. Namun permasalah tembakau tidak akan menjadi perhatian karena semakin banyak perusahaan yang mulai menjalankan area kerja bebas rokok.
2.2 Efektivitas Kerja
Efektivitas adalah salah satu ukuran yang digunakan untuk menunjukkan tingkatan keberhasilan dan kegagalan kegiatan manajemen, aktivitas diperlukan oleh organisasi untuk mencapai tujuan organisasi.
Efektivitas menurut Schein dalam Tika (2005) adalah kemempuan untuk bertahan, menyesuaikan diri, memelihara dan tumbuh, lepas dari fungsi tertentu yang dimiliki. Sedangkan menurut Suranto (2005) efektivitas suatu organisasi adalah ukuran yang ditunjukkan oleh kenyataan bahwa tujuan organisasi tersebut dapat dicapai sesuai dengan kebutuhan yang direncanakan. Dari beberapa pengertian di atas, maka dapat disimpulkan bahwa efektivitas kerja adalah kemampuan seseorang dalam melakukan dan menyelesaikan pekerjaannya sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan dan menyelesaikannya dalam waktu yang tepat serta tidak melakukan pembuangan tenaga dan biaya agar tujuan yang dicapai dapat maksimal.
Efektivitas kerja dari seorang pegawai dapat ditingkatkan dengan berbagai cara. Menurut Deloittes yang dikutip oleh Tyson dan Jackson (2000), bahwa dalam rangka meningkatkan hasil kerja yang maksimal di perusahaan, maka tingkat efektivitas kerja karyawan pun harus ditingkatkan. Oleh sebab itu, terdapat beberapa hal yang perlu diperhatikan, yaitu:
1. Waktu
Waktu dalam menyelesaikan suatu pekerjaan adalah faktor utama. Semakin lama tugas yang dibebankan dan dikerjakan, maka semakin banyak pula tugas lain yang menyusul.hal ini akan memperkecil tingkat efektivitas kerja karena memakan waktu yang tidak sedikit.
2. Tugas
Bawahan harus diberitahu maksud dan pentingnya tugas yang hendak diberikan sehingga karyawan dapat mengerjakan tugas denga sebaik-baiknya tanpa rasa ragu.
3. Produktivitas
Seorang karyawan mempunyai produktivitas kerja yang tinggi dalalm bekerja tentunya akan dapat menghasilkan efektivitas kerja.
4. Motivasi
Atasan seaiknya memberikan dorongan kepada bawahan melalui perhatian pada kebutuhan dan tujuan mereka yang sensitif, memotivasi karyawan untuk bekerja secara positif dapat meningkatkan pula kinerja bawahan.
5. Evaluasi Kerja
Manajer memberikan dorongan informasi dan dukungan kepada bawahan. Sebaliknya bawahan harus dapat menerima hasil evaluasi kerja atas setiap pekerjaannya, baik pekerjaan tersebut baik maupun buruk.
6. Pengawasan
Dengan adanya pengawasan maka setiap kinerja karyawan dapat dipantau, sehingga resiko kesalahan dalam melaksanakan pekerjaan dapat diperkecil.
7. Lingkungan Kerja
Lingkungan kerja dipengaruhi oleh kondisi ruang kantor, cahaya alam dan suara-suara yang dapat meningkatkan konsentrasi karyawan dalam bekerja.
8. Perlengkapan dan Fasilitasnya
Perlengkapan adalah sarana yang dapat mendukung setiap kegiatan kantor. Perlengkapan disediakan untuk memberikan kelancaran kepada karyawan dalam melakukan setiap pekerjaannya. Semakin baik sarana yang disediakan oleh kantor, maka semakin baik pula kinerja seseorang dalam bekerja.
2.3 Peran Pengendalian Udara Terhadap Efektivitas Kerja
Dalam melaksanakan aktivitas kantor, suatu faktor penting yang turut menentukan kelancarannya adalah lingkungan fisik yang diatur dengan sebaik-baiknya. Pengaturan lingkungan fisik yang tepat dengan kantor yang ada akan menimbulkan kepuasan bekerja bagi para pegawai.
Menurut The (2000) ada empat hal penting yang berkaitan dengan lingkungan fisik kantor yang akan berpengaruh terhadap pekerjaan yaitu cahaya, warna, udara dan suara. Keempat faktor ini akan saling berhubungan satu sama lainnya. Dari faktor tersebut udara sangat penting bagi berlangsungnya kehidupan, karena sehari-hari kita menghirup udara.
Sebagian besar waktu pegawai dihabiskan di ruang kantor, itu sebabnya perusahaan harus dapat mengendalikan udara sebagai salah satu faktor lingkungan fisik kantor karena dapat berpengaruh terhadap kondisi fisik dan psikologis pegawai. Menurut Soetarman yang dikutip oleh The (2000) bahwa beban panas yang berlebih-lebihan akan menurunkan prestasi kerja. Dengan kata lain bahwa udara panas akan mengurangi efektivitas kerja pegawai.
Udara di Indonesia sangatlah panas dan lembab, udara tropik yang panas dan lembab ini mempunyai pengaruh menekan terhadap perkembangang daya cipta pegawai. Udara yang panas membuat pegawai mudah mengantuk, cepat lelah dan kurang bersemangat. Oleh karena itu, dalam hal ini pihak perusahaan mempunyai andil besar dalam pengaturan masalah udara seperti suhu, kelembaban, sirkulasi dan kebersihan udara.
Manfaat pemasangan sistem yang dapat menjaga kondisi udara dengan baik dan stabil akan lebih berharga dibandingkan biaya yang harus dikeluarkan. Apabila tingkat kenyamanan pegawai ditingkatkan, tingkat produktivitas mereka akan dapat ditingkatkan dan efektivitas dapat dimaksimalkan. Ketidakhadiran juga dapat dikurangi dan pada beberapa kasus, kesehatan pegawai diharapkan membaik, sehingga biaya kesehatan yang ditanggung perusahaan dapat diminimalkan. Jadi dapat disimpulkan bahwa peran udara terhadap efektivitas pegawai sangat tinggi, karena udara termasuk ke dalam faktor lingkungan fisik kantor yang dapat mempengaruhi kondisi fisik dan psikologis.
Adapun peran pengendalian udara terhadap aktivitas pegawai yang akan menaikkan efektivitas adalah:
1. Dengan udara yang sehat maka tingkat kesehatan pegawai akan semakin baik sehingga mengurangi tingkat absensi pegawai.
2. Dengan pegawai yang sehat, perusahaan dapat mengurangi biaya kesehatan untuk pegawai.
3. Pegawai tidak akan cepat lelah dan tetap bersemangat sehingga pekerjaan akan selesai tepat waktu.
4. Akan meningkatkan kualitas pekerjaan pegawai.
5. Menurunkan tingkat kesalahan dalam menyelesaikan pekerjan.
BAB III
KESIMPULAN
3.1 Kesimpulan
Kantor merupakan tempat diselenggarakannya kegiatan penanganan informasi harus ditata sedemikian rupa. Kelancaran aktivitas kantor dan kenyamanan pegawai ditentukan oleh penataan lingkungan fisik kantor yang ada. Salah satu faktor lingkungan fisik kantor yang utama adalah udara. Penataan udara yang kurang baik akan menurunkan prestasi pegawai. Sebagian besar waktu pegawai dihabiskan di ruang kantor, itu sebabnya perusahaan harus dapat mengendalikan udara sebagai salah satu faktor lingkungan fisik kantor karena dapat berpengaruh terhadap kondisi fisik dan psikologis pegawai. Berkaitan dengan efektivitas kerja, perusahaan seharusnya memperhatikan pula bagaimana kondisi seseorang yang bekerja dengan lingkungan kerjanya.
Dalam hal ini perusahaan perlu memastikan bahwa pekerja dengan segala kemampuan dan keterbatasnnya secara fisik maupun psikologis dapat bekerja secara sehat, aman dan nyaman serta menimbulkan kepuasan dalam melakukan pekerjaannya.
DAFTAR PUSTAKA
Moekijat. (1995). Tata Laksana Kantor. Bandung: CV Mandar Maju.
Sedarmayanti. 2001. Dasar-dasar Pengetahuan Tentang Perkantoran. Bandung: CV Mandar Maju.
Sukoco, Badri Munir. 2007. Manajemen Administrasi Perkantoran Modern. Jakarta: Erlangga
Suranto. 2005. Komunikasi Perkantoran (Prinsip Komunikasi untuk Meningkatkan Kinerja Perkantoran). Bandung: Media Wacana
The Liang Gie. 2000. Administrasi Perkantoran Modern Edisi 4. Yogyakarta: Liberty
Tika, Prabubu M.M. 2005. Budaya Organisasi dan Peningkatan Kinerja Perusahaan. Jakarta: Bumi Aksara
Tyson, Shaun dan Tony Jackson. 2000. The Essence of Organizational Behavior (Perilaku Organisasi). Yogyakarta: Andi
Disusun Oleh:
Ika Annur Riyani (08701046)
Ninna Lisnawati (08701052)
Nur Amalia (08701053)
Nurul Agustina (08701054)
Riska Nuridha (08701060)
0 komentar:
Posting Komentar